Příprava projektového rozpočtu

Aaron burden 123584


Motivace

Rozpočet projektu je nejvíce sledovaným omezením projektu ze strany sponzorů a řídících výborů. Cílem projektového manažera je dodávka projektu v rámci:

  • Cost baseline (vývoj nákladů v čase) obsahující:
    • Náklady na dodávku všech výstupů projektu
    • Contingency reserve pro známa akceptovaná rizika
  • Rozpočtu projektu obsahující:
    • Cost baseline
    • Management reserve pro neznámá rizika (tato část rozpočtu může být čerpána jen na základě schváleného změnového požadavku, tj. přesun rozpočtu do Cost baseline)

Pečlivou přípravou (mimo jiné použitím vhodných vstupů a nástrojů/technik) Cost baseline a projektového rozpočtu dosáhneme:

  • Nižšího počtu změnových požadavků (korektivních akcí) vyplývajících z:
    • Výstupů projektu, které nebyly zahrnuty do rozpočtu projektu
    • Materializovaných známých rizik, pro které nebyly připraveny záložní plány
    • Materializovaných neznámých rizik z důvodu opomenutí manažerské rezervy
    • Nedostatečné finanční dotace projektu
  • Zvýšení podpory projektu ze strany zainteresovaných osob způsobené transparentní přípravou rozpočtu projektu

Užitečné vstupy

Pro přípravu rozpočtu projektu využijeme následující vstupy:

  • Cost management plan (Plán řízení nákladů): definuje mimo jiné metody přípravy Cost baseline a projektového rozpočtu, zpracování kurzových rozdílů, atd.
  • Scope baseline: definuje primárně WBS strukturu pro agregaci nákladů
  • Odhad nákladů: obsahuje kvantitativní vyhodnocení všech pravděpodobných nákladů na dokončení projektových prací (tj. všech aktivit) které slouží k výrobě výstupů/dodávek projektu; obsahuje všechny nezbytné zdroje (pracnost, licence, materiál, inflaci atd.)
  • Předpoklady odhadů: dokumentuje jakým způsobem jsme k odhadům nákladů dospěli včetně předpokladů a omezení
  • Project schedule: specifikuje období v kterém budou čerpány náklady na jednotlivé aktivity, potažmo WBS elementy a výstupy projektu (Cost baseline specifikuje vývoj nákladů v čase)
  • Risk register: Obsahuje odpovědi na rizika které musí být zohledněny v Cost baseline
  • Smlouvy: Cost baseline obsahuje náklady spojené se službami které budou nakupovány
  • Organizační vlivy: definuje mimo jiné formální/neformální procesy a doporučení týkající se přípravy rozpočtu projektu

Nástroje a techniky

Pro přípravu rozpočtu projektu využijeme následující nástroje a techniky:

  • Cost aggregation: agreguje náklady od aktivit k Work packages, Control accounts a projektu dle WBS struktury tj. např.:
    • Náklad Work package je roven součtu nákladů aktivit patřících Work package a vyjádření nákladů contingency a fallback plánů akceptovaných rizik souvisejících s aktivitami Work package
    • Náklad Control account je roven součtu nákladů Work packages patřících Control account a vyjádření nákladů contingency a fallback plánů akceptovaných rizik souvisejících s Work packages
  • Reserve analysis: příprava rozpočtu pro:
    • Contingency reserve: určené jako kvantitativní vyjádření známých rizik a příležitostí projektu
    • Management reserve: náklady na ošetření neznámých rizik; často stanovena jako procentuální část z Cost baseline dle rizikového profilu projektu
  • Funding limit reconciliation: financování rozpočtu projektu musí být v souladu s Cost baseline (náklady v závislosti na čase), rozpočtem projektu a plánovaným čerpáním rozpočtu; financování rozpočtu projektu musí pokrývat celkový rozpočet projektu včetně Management reserve

Výstupy

Přípravou rozpočtu projektu získáváme:

  • Cost baseline: vývoj nákladů v čase obsahující:
    • Náklady na aktivity
    • Náklady na Work packages (součet nákladů aktivit příslušejících k Work package)
    • Náklady na Control accounts (součet nákladů Work packages příslušejících k Control account)
    • Contingency reserve

Slouží jako reference k měření a vyhodnocení výkonu projektu z pohledu nákladů.

  • Projektový rozpočet: obsahuje:
    • Cost baseline
    • Management reserve
Financování rozpočtu projektu: požadavky na financování rozpočtu projektu, tj. pokrytí nákladů dle Cost baseline společně s Management reserve



Související téma

Odborný garant
Jaroslav Bárta
Project Management Consultant
více o garantovi
Autor: Jaroslav Bárta
Ohodnoťte článek

Přidat komentář

Registrace

Registrujte se pomocí

nebo

Klasická registrace

*
*
*
*
*
Souhlasím se zpracováním osobních údajů dle Zásad pro následující účely:
×